Reset Password

Your search results
12/10/2018

5 consigli per organizzare un evento nel migliore dei modi

Pianificare un evento può essere per chiunque qualcosa per cui essere un po’ stressati, a prescindere dal proprio livello di esperienza. Anche i più navigati spesso hanno bisogno (e dovrebbero) muoversi per tempo organizzandosi con un largo anticipo. Tuttavia, alcune difficoltà sono inevitabili e sempre in agguato ma con la giusta dose di conoscenza si potrà riuscire a prevederle.
Ecco 5 consigli per aiutarvi in questa impresa.

1. Capite l’obiettivo dell’evento


E’ molto importante avere chiaro in mente la motivazione che vi spinge a voler organizzare un evento, soprattutto se lo si vuole fare nel migliore dei modi.
Che sia festeggiare una ricorrenza, promuovere un nuovo prodotto, attirare nuovi clienti, organizzare un matrimonio o un compleanno, lo scopo è sempre la prima parte fondamentale dell’evento.

2. Conoscete bene il vostro pubblico

Ci sono ovviamente differenze tra organizzare un evento rivolto soprattutto a giovani rispetto ad uno in cui prenderanno parte personaggi di rilievo. Se il vostro target di persone è abituato a contesti e location a 5 stelle si dovrebbe avere maggiore considerazione, scegliendo un luogo adatto alle loro aspettative e che possa catturare la loro attenzione.

3. Scegliete la Location ideale


Il luogo in cui si svolgerà l’evento è sempre d’importanza cruciale.
Sempre in base all’obiettivo e al target che vi siete prefissati, la location ideale sarà quella che più si adatta al contesto: un matrimonio in una villa con prato e vista suggestiva potrebbe essere un’idea, oppure una festa di laurea in un loft moderno e spazioso per festeggiare in grande stile; un meeting di lavoro invece o un corso di formazione potrebbero essere tenuti in un luogo più raccolto per creare uno spazio di coworking.
Non c’è però alcun limite alla fantasia. Potete sbizzarrirvi e andare anche controcorrente!

4. Pianificate un budget adeguato


Premettendo che potrebbero esserci spese impreviste, è bene pensare sempre in anticipo ai costi che sarà necessario sostenere. Prenotare la location, organizzare un buffet, contattare un catering, scegliere tra dj o musica dal vivo: tutto questo comporta un’attenta pianificazione e stilare una “lista della spesa” potrà fare la differenza.

5. Mantenete la comunicazione con tutte le parti coinvolte


Comunicare in modo chiaro e capire bene il ruolo di ogni persona è la chiave per evitare contrattempi ed equivoci, soprattutto quando si è in tanti ad organizzare l’evento.
Che siano poi fornitori, collaboratori o gli stessi invitati è importante utilizzare ogni mezzo per rimanere in contatto con chiunque ne prenda parte, soprattutto con il digitale (email, Facebook, WhatsApp), poiché non tutti utilizzano allo stesso modo la tecnologia.

Consiglio extra


Documentare l’evento con foto e video è imprescindibile al giorno d’oggi, soprattutto se si tratta di un evento aziendale, in modo da avere del materiale visivo da poter condividere sui social network e poter comunicare meglio le proprie strategie o la vostra attività.
Ma anche per un matrimonio o una festa importante è bello avere dei ricordi da mostrare alle persone care.

 

Categoria: Consigli

Scrivi una risposta

Your email address will not be published.